أنواع مكتب إدارة المشاريع PMO - أهم 15 نوع في 2023

وفقًا لمعهد إدارة المشاريع ، يمكن أن يقع مكتب إدارة المشاريع في عدد من الفئات. يختلف كل منها حسب مستوى السيطرة والتأثير الذي تمارسه على المشاريع داخل المنظمة.

ما هو مكتب إدارة المشاريع PMO؟

مكتب إدارة المشروع هو مجموعة تحدد معايير عمليات إدارة المشاريع الخاصة بشركة أو وكالة أثناء إدارة المشاريع في بعض الأحيان. يمكن أن يكون هذا القسم داخل منظمة أو من شركة خارجية. يساعدون الشركة على التأكد من أن لديها الأدوات والتدريب اللازمين لتنسيق وتنفيذ المشاريع الجديدة التي يمكن أن تزيد من أداء الأعمال.

ما هي مهام مكتب إدارة المشاريع؟

تقدم PMOs توجيهات الفرق ، وتمكين الإنتاجية والمساعدة في ضمان نجاح المشروع. بعض المجالات التي يقدمون فيها الدعم هي:

• الحوكمة: تضع PMOs وتشرف على السياسات واللوائح والضوابط للمشاريع التي تساعد الشركات على تحديد المشاريع الجديدة التي يجب متابعتها وكيفية تنفيذها بكفاءة. يتضمن هذا التأكد من أن الشركة تختار المشاريع التي تتوافق مع أهدافها.

• العمليات: يمكن أن تساعد PMOs الشركات على كتابة المعايير والعمليات لجميع الإدارات في المنظمة لمتابعة باستمرار. على سبيل المثال ، يمكن لأقسام التمويل والتسويق اتباع نفس العمليات للمشاريع الجديدة.

• الثقافة: PMOs غالبا ما تدرب الأفراد في عمليات إدارة المشاريع. قد يتشاركون أفضل الممارسات ومنهجيات إدارة المشروع الشائعة بحيث يكون لدى الموظفين مفردات مشتركة ويمكنهم التواصل مع الآخرين حول مشاريعهم.

• الموارد: قد يتعامل مكتب إدارة المشاريع (PMOs) مع كل من تخصيص الموارد ، والذي يتضمن الأشخاص اللازمين لمشروع ، والأدوات ، بما في ذلك القوالب والمحفوظات والجداول. قد تستخدم المنظمة هذه الموارد لضمان حصول أعضاء الفريق على ما يحتاجون إليه عند بدء مشاريع جديدة.

أنواع مكاتب PMO:

تحتلف انواع PMO باختلاف الغرض من إنشاءها، فيما يلي تفصيل لأنواع مكاتب إدارة المشاريع (PMOs) التي تخدم المنظمات اليوم.

1- مكتب إدارة المشاريع الداعم

PMOs الداعمة لا تقدم أي تدخل أو سيطرة مباشرة. إلى جانب العمل كمستودع لأفضل ممارسات المشروع ، ومتاح بسهولة لرؤساء المشاريع على أساس الحاجة ، فإن دورهم هو استشاري. من توفير القوالب والتدريب والوصول إلى المعلومات إلى أفضل الممارسات والدروس المستفادة من المشاريع الأخرى.

2- مكتب إدارة المشاريع المسيطر

يوفر التحكم في PMOs دعمًا معتدلًا ويعتمد على الامتثال ، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر ، أطر أو منهجيات إدارة المشروع ، أو استخدام قوالب ونماذج وأدوات محددة ، أو التوافق مع الحوكمة.

3- مكتب التوجيه PMO

تقدم PMOs التوجيه درجة عالية من السيطرة. كما يتضح من اسمه ، فإن التوجيه PMO مسؤول عن توجيه المشاريع. يستخدم درجة عالية من الرقابة لتوفير الموارد والدعم لمشاريع المنظمة. هذا النوع من مكتب إدارة المشاريع يعين مديري المشاريع لمساعي محددة ، ويقدمون تقارير عن تقدمهم.

يساعد مكتب توجيه PMO على إبراز درجة عالية من الاتساق عبر المنظمة. يناسب هيكلها الوحيد لإعداد التقارير والصلاحية مصفوفة قوية أو هياكل أعمال متوقعة.

4- الناشط PMO

عندما تتعثر المنظمات في ظل السلبية والهدر والرؤية غير المركزة ، يمكن أن يكون ناشط مكتب إدارة المشاريع حاسماً في قيادة النجاح الاستراتيجي من خلال جودة المشروع وكفاءته. ناشط PMO هو في حالة تأهب للمخاطر ويتحسن باستمرار. تعمل كحلقة وصل للتميز في إدارة المشاريع والبرامج وتستخدم هيكلها المرن لدعم التغيير.

5- مكتب إدارة المشاريع الفردية

مكتب إدارة المشاريع الفردي مسؤول عن دعم مشروع أو برنامج معقد محدد. يوفر البنية التحتية والمعايير والدعم والإشراف المطلوبة لضمان تخطيط المشاريع وتنفيذها على أعلى مستوى.

6- مكتب دائرة إدارة المشاريع PMO

كما يوحي الاسم ، يكون مكتب إدارة المشاريع (PMO) في الإدارات مسؤولاً عن المشاريع داخل القسم المعين له - المالية وتكنولوجيا المعلومات وما إلى ذلك. يتم توجيه جميع التقارير إلى مدير القسم. هنا يكون مكتب إدارة المشاريع مسؤولاً عن موازنة وإدارة احتياجات المشاريع المختلفة داخل نفس القسم.

7- مكتب الامتثال PMO

المنظمات التي تفتقر إلى الوثائق المتسقة والعمليات والمنهجيات والإجراءات تجد قيمة كبيرة في إنشاء الامتثال PMOs. يضع مكتب إدارة المشروع ممارسات معيارية لقياس أداء المشروع ومن ثم مراقبة حالة المبادرات الهامة والنتائج.

8- مكتب إدارة مشاريع مركزي PMO

عندما يكون لدى المؤسسات بالفعل مستويات عالية في إدارة المشاريع ، فإنها تعمل عادةً على تقليل الاعتماد على PMOs والتركيز أكثر على تتبع المشروع وإعداد التقارير. ولكن عندما تكون مستويات نضج PPM لا تزال وليدة ، فإن مكتب إدارة المشاريع المركزية يوفر الدعم الأساسي.

يمكن لمكتب إدارة المشاريع (PMO) المركزي جلب الموظفين الجدد بسرعة وإرشادهم خلال رحلتهم نحو الكفاءة والاستقلالية. في هذا النموذج ، يجتمع ممثلون من مختلف فرق دعم المشروع بانتظام لتبادل أفضل الممارسات وتقديم المشورة حول القضايا والإنجازات والدروس المستفادة.

9- مكتب دعم المشروع (PSO)

مكتب دعم المشروع هو قسم دعم إداري للأعمال التجارية التي تقدم خدمات التطوير والإشراف اليومية لفرق المشروع ومديريهم.

تتمثل المسؤولية الأساسية لـ PSO في سد الثغرات في فرق المشروع. نظرًا لأن هذه الثغرات تتغير بشكل متكرر ، فإن مسؤولي دعم المشروع ليس لديهم أدوار محددة ؛ تعتمد واجباتهم على احتياجات فرق المشروع في أي يوم.

10- مكتب إدارة البرنامج (PgMO)

مكتب إدارة البرامج لديه مسؤوليات مماثلة لمكتب إدارة المشاريع PMO ، لكن دوره يمتد من المشاريع البسيطة إلى البرامج الكاملة.

عادة ما تقدم PMOs تقاريرها إلى PgMO ، والتي تتمتع بسلطة اتخاذ قرار أكبر داخل الأعمال. في حين أن واجباتهم قد تكون متشابهة ، فإن تركيزهم مختلف. يعمل مكتب إدارة المشاريع من أجل نجاح المشاريع الفردية ، وتركز PgMO جهودها حول تحقيق أهداف أوسع. باختصار ، تعد PgMOs أكثر استراتيجية ، وتكون PMOs أكثر تحديدًا.

11- مكتب إدارة المحافظ

يقوم مكتب إدارة المحافظ بتقديم المشورة للإدارة العليا حول ما إذا كان يتم متابعة المشاريع والبرامج الصحيحة. مع تطور أولويات المنظمة ، يوفر مكتب المحفظة بيانات حول الأولويات المتضاربة والقضايا الحالية والمخاطر المحتملة. يجب أيضًا أن تتحدى قرارات الحافظة لأن قوى الصناعة تتغير وتتغير ، وتوفر المعلومات والتوصيات حتى يتمكن المدراء التنفيذيون من اتخاذ قرارات مستنيرة. باختصار ، يوفر مكتب المحفظة قيمة من خلال تركيز عملية صنع القرار على الأولويات الإستراتيجية للمؤسسة.

12- مكتب إدارة التحول (TMO)

عادةً ما يكون مكتب إدارة التحول عبارة عن إطار عمل مؤسسي مسؤول عن تفعيل المبادرات المعقدة التي تتوافق مع إستراتيجية الشركة.

يوفر TMO رابطًا مهمًا بين رؤية المديرين التنفيذيين وعمل الشركة. يُشار أحيانًا إلى TMO باسم "مكتب تحقيق الإستراتيجية". بغض النظر عما يطلق عليه ، فإن تفويض TMO هو تحويل الأعمال إلى المنظمة التي تتصورها القيادة التنفيذية.

يجب أن يتولى TMO بعض أو كل الأدوار والمسؤوليات التقليدية لمكتب إدارة المشاريع. ومع ذلك ، يتعامل مكتب إدارة التحول مع أكثر من مجرد مشاريع. بينما يعرف مكتب إدارة المشاريع (PMO) كيفية دعم المشروع من خلال تقديم جزء جديد من الآلة ، يساعد TMO في تحويل ثقافة المنظمة.

13- مركز التميز في إدارة المشاريع (PMCoE)

يتمتع مركز التميز لإدارة المشاريع بسلطة على مستوى المؤسسة لإنشاء رؤية واستراتيجيات ، وتحديد الكفاءات وتطويرها ، وتطوير عمليات إدارة المشاريع وإنشاء معايير الجودة. بشكل أساسي ، تعيد PMCoE تشكيل الثقافة التنظيمية للالتفاف حول معايير إدارة مشروع عالية ومتسقة.

14- مكتب Agile لإدارة المشاريع (AMO)

يتطلب النهج الرشيق لإدارة المشروع الحد الأدنى من التخطيط وأقصى قدر من التعاون. بدلاً من التركيز على السلطة المركزية والتحكم من أعلى إلى أسفل ، يقوم مكتب إدارة المشاريع السريع بتحليل العمليات أثناء العمل بالتوازي مع مديري المشاريع. يسير AMO بخفة ، ويتحرك خطوة واحدة في كل مرة ، ويساعد في توفير انتقال سلس عندما تضطر المشاريع إلى تغيير الاتجاهات في منتصف الدفق.

15- مكتب إدارة القيمة

يعمل مكتب إدارة القيمة بشكل جيد عندما تكون الشركة أقل اهتمامًا بتقديم المنتجات وأكثر التزامًا بتوفير القيمة.

تتمثل وظيفة مكتب إدارة المشاريع في إنشاء هياكل لاختيار المشروع ، وضمان التوافق مع الأهداف الاستراتيجية ، وتخصيص الموارد للبرامج والمشاريع ، وحل النزاعات على الموارد ، وتحديد التبعيات داخل المنظمات.

لماذا مكتب إدارة المشاريع مهم؟

قد يكون لدى الشركات مكتب لإدارة المشاريع لمساعدتها على التكيف مع التغييرات وإدارة المشاريع الجديدة. هناك العديد من الفوائد الرئيسية لامتلاك مكاتب لأنواع أنواع إدارة المشاريع ، بما في ذلك:

• الاتساق: بدلاً من أجزاء متعددة من المؤسسة تدير المشاريع بشكل مختلف ، يضع مكتب إدارة المشاريع سياسات وإجراءات مشتركة لمتابعة. يساعد هذا في إنشاء معيار يمكن للجميع تعلمه واستخدامه لمشاريع مختلفة.

• إدارة البيانات: غالبًا ما تستخدم PMOs أدوات مثل جداول إدارة المشاريع عند الإشراف على المشاريع التي تكملها الشركة. يمكن أن تساعد هذه البيانات في تحسين أوقات الاستجابة وتحديد احتياجات الفريق الإضافية وإظهار كيفية تأثير نماذج إدارة المشاريع المختلفة على البيانات.

• مشاركة المعرفة: مع فرق PMO ، يمكن للموظفين تعلم تقنيات إدارة المشاريع القيمة مثل إدارة الوقت وتحديد الأولويات. غالبًا ما يعقد الأشخاص في مكتب إدارة المشاريع دورات تدريبية وعروضًا تقديمية أو يظلون متاحين للإجابة على أسئلة الموظفين الذين يأملون في التعلم.

• المساءلة: من خلال المعايير المتسقة وفريق إدارة المشروع المخصص ، يمكنك التأكد من أن كل من مكتب إدارة المشروع والموظفين مسؤولون عن أدوارهم. على سبيل المثال ، قد يقوم أحد أعضاء فريق PMO بتنبيه الموظفين إذا فاتتهم المعالم أو إذا اقتربت المواعيد النهائية ، مما يساعدهم على الوصول إلى أهدافهم في الموعد المحدد.